So ist es; privat klären, wenn es im Nachhinein Unklarheiten gibt.
Davon unabhängig ist das ja alles freiwillig, und die Organisation ist ein nicht unerheblicher Aufwand in der Freizeit. Deshalb sowas bitte auch positiv zur Kenntnis nehmen und bei Absagen oder "vielleicht" eine klare Ausdrucksweise wählen. Dann weiß jeder, woran er ist.
Ich schreibe das nur ganz allgemein als Anregung. Letztlich geht es um schöne gemeinsame Erlebnisse.